Wie jeder eingetragene Verein hat auch unser Verein eine Satzung und weitere Regeln, wo drin steht, wer was entscheidet und wofür verantwortlich ist. Aber da steht kaum etwas darüber drin, wer in der Geschäftsstelle wofür zuständig ist.
Und vor allem: Wer liest schon die Satzung?
Damit wir als Team in der Geschäftstelle des Vereins möglichst gut zusammen arbeiten und weil niemand alles alleine machen kann und soll, haben wir uns selbst eine Art "Organigramm" entworfen und Aufgaben aufgeteilt. Hier die Stichworte im Überblick:
Der geschäftsführende Vorstand
Der geschäftsführende Vorstand besteht aus der Vorsitzenden Aleksandra, dem Stellvertreter Wolfgang und unserem Rechnungführer Martin. Das sind sozusagen diejenigen, die für unseren Verein Unterschriften leisten dürfen, wobei wichtige Dokumente nach dem "4-Augen-Prinzip" immer von 2 Mitgliedern unterschrieben sein müssen.
- Wichtig zu wissen: am Ende entscheidet immer der Vorstand über die Vergabe von Parzellen!
Wenn sich jemand über unsere zentrale Mail-Adresse
Die Vorsitzende
Als Vorsitzende ist Aleksandra formal für die Einberufung von Versammlungen und deren Leitung zuständig. Aber das ist längst nicht alles:
- Repräsentation des Vereins bei Veranstaltungen (Ortsbeiratssitzungen, Stadtteilfeste, Empfänge usw.) und gegebenenfalls in der Presse.
- Networking mit Stadt, Kreisverband, Ortsbeiräten, lokalen Akteuren und möglichen Spendern, Sponsoren & Kooperationspartnern
- Mitgliederverwaltung und -betreuung, Bearbeitung von Postrückläufern.
- Telefonische Erreichbarkeit in der Regel mittwochs 16-19 Uhr, "Erste Hilfe" (allgemeine Angelegenheiten, Zuordnung von Anfragen)
- Konfliktmanagement
- momentan übernimmt sie auch den Posten der Schriftsführerin
Stellv. Vorsitzender / Landverwalter
Als stellvertretender Vorsitzender ist Wolfgang gleichzeitig Landverwalter, kann aber auch Versammlungen einberufen und leiten, sofern die Vorsitzende verhindert ist.
Wolfgang nimmt derzeit mittwochs zwischen 15-19 Uhr Termine für Verpachtungen, Umschreibungen und Rückgabe von Gärten wahr, ist aber auch im Augenblick viel mit den Koppelobleuten "vor Ort", um sich ein Bild von Koppeln und Parzellen zu verschaffen.
- Alle mit der Landverwaltung zusammenhängenden Aufgaben
-> Verfolgung von Verstößen gegen die Gartenordnung
-> Klärung des Status von Parzellen in Zusammenarbeit mit Koppelobleuten - Kontakt seitens des Vereins mit der Gruppenversicherung (Württemberger)
- Ansprechpartner für die Koppelobleute oder Einzelmitglieder in Bezug auf Gemeinschaftsarbeit
- Härtefallfonds der Stadt (z.B. Müllcontainer, Klärung Zuschüsse Wasserleitungen o.ä.)
- Vermarktung von Parzellen in Zusammenarbeit Vorsitzender & Rechnungsführer (Kleinanzeigen, Internet/Social Media)
Rechnungsführer
Unser Rechnungsführer Martin ist laut Finanzordnung des Vereins zuständig für die Abwicklung aller finanziellen Angelegenheiten. Zu den Aufgaben gehört die Erstellung eines Haushaltsplans und die Verwaltung der Barkasse.
- Kontakt mit Mitgliedern bezüglich Rechnungen, idealerweise Mittwochs 16-19 Uhr (derzeit vorrangig Mailbeantwortung und telefonischer Rückruf)
- Abrechnung der Listen für die Gemeinschaftsarbeit
- Materialbeschaffung der Geschäftsstelle (Büro, Küche, Sanitär, Außenanlagen usw.)
- Betreuung Cloudspeicher, Co-Betreuung Internetprovider
- Kontakt zum Support der Vereinssoftware
Wasserbeauftragter
Der von den Mitgliedern gewählte Wasserbeauftragte Gunnar ist erster Ansprechpartner des Vereins für die Wasserleute und Pächter*innen bei Fragen und Problemen und häufig mittwochs von 16-19 Uhr in der Geschäftstelle anzutreffen. Ihm obliegen laut Wasserordnung auch folgende Aufgaben:
- Überwachung des jährlichen An- und Abstellens des Wasser auf den jeweiligen Koppeln
- Überwachung der Ablesung der Hauptwasserzähler bei Abstellen des Wassers
- Stichprobenartige Kontrollen der ordnungsgemäßen Wasserentnahme aus dem Wassernetz
- Kontrolle des monatlichen Nachweises der Arbeit der Wasserleute
Der erweiterte Vorstand
Die vier Beisitzer Anett, Malte, Manuel und Christoph im erweiterten Vorstand sind laut Satzung bei Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung, aber mindestens 2x im Jahr hinzuziehen. Oder wenn mehr Geld ausgegeben werden soll als geplant. Darüber hinaus:
- Regelmäßiger Austausch & Beratung mit geschäftsführendem Vorstand
- Unterstützung bei großem Arbeitsaufkommen (z.B. Versand Rechnungen)
- Unterstützung bei Mitgliederversammlungen (Einlass, Herrichtung Veranstaltungsraum usw.)
- Multiplikatoren für das Vereinsleben (z.B. Mitorganisation Feiern & Gemeinschaftsaktionen) und für mögliche Sponsoren / Kooperationspartner.
Die Mitglieder des erweiterten Vorstands sind in der Regel mittwochs nicht in der Geschäftsstelle vor Ort.
Hausmeister
Seit Mai '23 ist Dirk Schwarz im Auftrag des Vorstands als Hausmeister für die Geschäftstelle zuständig und komplettiert das Team der Geschäftsstelle. Sei es für die Pflege der Außenanlagen, der Instandhaltung des Gebäudes oder Herausgabe von Arbeitsmaterial und Werkzeug.
Nicht in dieser Aufsstellung sind die engagierten Koppelobleute und Wassermänner/-frauen enthalten, ohne die unser Verein nicht laufen würde und erste Ansprechpartner vor Ort sind, wenn sich mal ein Nachbar auf stur stellt oder Wasser an der falschen Stelle läuft - Danke dafür!